2 posts tagged

мысли

Умение завершать дела

Недавно обнаружил, что значительное количество моих проектов забрасывается и теряет актуальность. При этом к этим проектам я периодически возвращаюсь хочу вернуться через некоторое время. Решил проанализировать из-за чего это происходит.

Важность и срочность

При отсутствии нормального планирования все задачи становятся важными и срочными по матрице Эйзенхауэра. По идее, таких задач не должно быть вовсе. Должны быть важные и несрочные — их делают вдумчиво и размеренно, без суеты. Тогда получается отличный результат.

Но это работает только в том случае, когда есть ограничение по времени. Если такого ограничения нет, то и результата можно не увидеть никогда. Японцы рекомендуют в конце каждого дня получать результат: задача, которая не сделана за день, завтра начинается заново.

Приоритет

Когда входящих задач становится ну очень много, тогда для нормальной работы нужно расставлять приоритеты. Потому что количество часов в сутках ограничено, а задач всегда больше семи. Здесь очень помогает знание основ проектной работы и систем управления проектами. Их много, они разные.

Свои проекты находятся примерно на одном уровне. Приходится ещё и здесь что-то выбирать и ставить наверх. Список задач из разных проектов нужно чередовать, чтобы не заскучать.

Энергия

Повторюсь, что проекты исключительно личные. Когда есть возможность нормально проанализировать без лишнего шума в виде непонятных (и не понятых) указаний начальника — круто.

Путь от идеи, выяснения деталей, выбора инструмента — самый энергозатратный для меня. Здесь я спотыкаюсь на выборе инструмента. Когда всё расставлено по местам, собрать проект не сложно.

С одной стороны, хочется охватить новые инструменты, освоить, сделать проект. С другой стороны, есть уже проверенные старые. Когда используешь много инструментов, есть вероятность выбрать что-то не то. Переделка проекта перед дедлайном отнимает кучу драгоценного времени.

А потом начинается ерунда. Проект складывается в голове, все кирпичики на месте — всё понятно. Остаётся только собрать. И начинается рутина. На этом этапе мне становится скучно: мозг не работает и старается найти что-то поинтереснее. Энергия закончилась.

Возобновление работы над заброшенным проектом часто требует тех же этапов. И примерно половина времени уходит на восстановления картины «а как же я там хотел, и что там вообще было на тот момент?». Выходит крайне неэффективно.

Вывод:

  1. Ставить сроки для всех проектов. Когда есть дедлайн — проект жив.
  2. Пользоваться матрицей Эйзенхауэра для большого количества задач. Чередовать их.
  3. Один день — минимум одна закрытая задача.
  4. Проект может протухнуть. Не нужно держаться за протухшие (любимые, но не актуальные) проекты. Лучше потратить энергию на что-то другое.
  5. Писать в блог.
2017   gtd   мысли

Сложно — значит хорошо

Как часто вы делаете что-то, что кажется вам сложным? Я — постоянно. Ключевое слово «кажется».

Сейчас объясню. Ведь в чем сложность? В том, что вы пока не умеете пользоваться инструментом или не знаете всех подводных камней. Либо и то, и другое.

Поздравляю, теперь вы сможете сами понять, что с этим делать дальше и, главное, зачем. Нет? Не получается сразу?

Именно так и устроен мир: сразу ничего не получается.

Но как только вы раскладываете любой сложный предмет на простые мелкие действия, то сложность сразу превращается в понятный план: съесть слона.

По мере погружения вы столкнетесь с подводными камнями и сможете скорректировать план. Но это уже не будет сложным. Объёмным, местами не совсем понятным — да. Но сложным — уже нет.

Именно поэтому я люблю сложные задачи. Они помогают глубже погрузиться, узнать новое, понять механизмы взаимодействия. А самое главное — помогают на любую сложную проблему смотреть как на проект, на набор понятных задач.

Единственный момент, который мешает мне в решении сложных задач — это большое количество неизвестных. Когда неизвестных много, то нельзя сразу оценить уровень сложности (трудозатраты), а это приводит к очень неопределенным срокам. Или срыву сроков, тоже бывает.

Так и зарабатывается опыт:
сорвал сроки → прокачал переговоры → научился что-то делать быстрее, пофлексил.

В хороших книгах по управлению проектами рекомендуют закладывать двукратный или троекратный запас по времени. И начинать проект нужно сразу. Без паузы и «сяду завтра на свежую голову». Чем раньше начал, тем больше шансов закончить вовремя. Потому что обязательно всплывут подводные камни и потребуется гораздо больше времени, чем вы думали. И тогда вместо гонорара вы получаете гору проблем опыта.

А потом можно так:
— Я сильный, я справлюсь!
— Я умный, я даже не возьмусь.

Как только начинаешь каждый раз разбивать сложную задачу на простые и понятные кусочки, учишься оценивать. Чем точнее оценка, тем лучше получается спланировать своё время. А значит — больше гулять или читать, тут уже что вам больше по нраву.

Не имеет значения, что при этом называть проектом: дизайн сайта, покупку автомобиля, поездку в другую страну, постройку дома. Общие принципы не меняются.

Ещё очень помогает матрица Эйзенхауэра — был такой президент в США (Дэвид Эйзенхауэр (Dwight David Eisenhower), 34-й по счету. Об этом полезном инструменте я расскажу в отдельной заметке.

2017   design   мысли